Pagina de control reprezintă pagina principală a platformei și oferă o imagine de ansamblu asupra activității din sistem. Utilizatorii pot vizualiza rapid informații statistice despre documente, utilizatori, categorii și notificări.
Indicatorii disponibili în Dashboard includ:
Total utilizatori
Afișează numărul total de utilizatori înregistrați în platformă.
Total documente
Indică numărul total de documente încărcate în sistem.
Documente de astăzi
Arată câte documente au fost adăugate în ziua curentă.
Total categorii
Numărul total de categorii utilizate pentru organizarea documentelor.
Total notificări
Numărul total de notificări generate în platformă.
Notificări de astăzi
Afișează notificările generate în ziua curentă.
Total contacte
Numărul total de contacte salvate în sistem.
Documente după categorie
Un grafic care arată distribuția documentelor în funcție de categoria din care fac parte.
Permite gestionarea tuturor conturilor din platformă.
În această secțiune administratorii pot:
Pentru fiecare utilizator sunt afișate informații precum:
Gestionarea utilizatorilor permite controlul accesului la documente și funcționalități.
Pagina Toate documentele reprezintă zona principală de gestionare a documentelor.
Aici sunt afișate toate documentele încărcate în platformă, împreună cu informațiile relevante.
Pentru fiecare document sunt disponibile următoarele acțiuni:
A. Vizualizare
Permite deschiderea documentului direct în platformă.
3.1. Vizualizare document
La accesarea opțiunii Vizualizare, se deschide o pagină dedicată documentului selectat. Această pagină este organizată pe mai multe taburi (secțiuni), care permit gestionarea și consultarea informațiilor asociate documentului.
Detalii de bază
În această secțiune sunt afișate informațiile principale ale documentului, cum ar fi:
Precum si 3 butoane:
Această secțiune oferă o imagine generală asupra documentului și a datelor asociate.
3.2. Comentariu
Tabul Comentariu permite utilizatorilor să adauge observații sau discuții legate de document.
Această funcționalitate este utilă pentru:
Toate comentariile sunt salvate și pot fi consultate ulterior.
3.3. Notificare
În secțiunea Notificare pot fi gestionate notificările asociate documentului.
Prin această funcționalitate se pot:
3.4. Versiune
Tabul Versiune permite gestionarea istoricului documentului.
Platforma poate păstra mai multe versiuni ale aceluiași document, astfel încât utilizatorii pot:
Această funcționalitate asigură trasabilitatea documentelor și prevenirea pierderii informațiilor.
3.5. Distribuie
Prin opțiunea Distribuie, documentul poate fi partajat cu alți utilizatori din platformă.
Această funcție permite:
3.6. Trimite email
Tabul Trimite email permite transmiterea documentului direct prin email.
Utilizatorii pot:
Această funcționalitate facilitează comunicarea rapidă și distribuirea documentelor către persoanele relevante.
B. Editare
Permite modificarea informațiilor asociate documentului.
C. Descărcare
Utilizatorii pot descărca documentele pentru utilizare locală.
D. Arhivare
Funcționalitatea de arhivare permite păstrarea documentelor în sistem fără a le șterge definitiv. Această opțiune este utilă pentru documentele care nu mai sunt active, dar trebuie păstrate pentru consultare ulterioară, audit sau evidență istorică.
Prin arhivare, documentele sunt mutate într-o stare inactivă, fără a fi eliminate din platformă.
E. Ștergere
Documentele pot fi eliminate din sistem de către utilizatorii autorizați.
Documentele pot include fișiere precum:
imagini
Pagina Istoric Documente permite vizualizarea tuturor acțiunilor realizate asupra documentelor din platformă. Această funcționalitate oferă transparență și trasabilitate completă asupra modificărilor efectuate în sistem.
Prin intermediul acestei secțiuni, administratorii și utilizatorii autorizați pot monitoriza activitatea legată de documente și pot verifica cine și când a efectuat anumite operațiuni.
În istoricul documentelor pot fi afișate informații precum:
Această funcționalitate este utilă pentru:
Istoricul documentelor contribuie la creșterea securității și a responsabilității în gestionarea documentelor.
Panoul de notițe este o funcționalitate dedicată organizării informațiilor rapide și a observațiilor importante în cadrul platformei.
Utilizatorii pot crea notițe pentru a salva idei, memento-uri sau informații utile legate de documente sau activitatea zilnică.
Prin intermediul acestei secțiuni se pot:
Notițele pot fi utilizate pentru:
Panoul de notițe funcționează ca un spațiu personal de organizare a informațiilor, contribuind la o gestionare mai eficientă a activităților în platformă.
Pagina Notificări este utilizată pentru transmiterea informațiilor importante către utilizatori.
Notificările pot fi generate manual, pentru a primi o notificare pe email, în momentul în care documentele sunt aproape de data de expirarea.
Utilizatorii pot vedea notificările direct în platformă.
Notificările includ date precum:
Permite salvare de informații ale persoanelor sau instituțiilor asociate platformei.
În această secțiune pot fi salvate informații precum:
Pagina Categorii permite organizarea documentelor în grupuri logice.
Categorisirea documentelor facilitează găsirea rapidă a informațiilor și menținerea unei structuri clare a arhivei.
În această secțiune se pot:
Subcategoriile sunt utilizate pentru o organizare mai detaliată a documentelor.
Acestea sunt asociate unei categorii principale și permit structurarea mai precisă a arhivei.
Această structură ajută utilizatorii să găsească rapid documentele necesare.
Secțiunea Etichete permite clasificarea și organizarea documentelor prin atribuirea unor cuvinte-cheie relevante. Etichetele facilitează identificarea rapidă a documentelor și îmbunătățesc procesul de căutare în platformă.
Spre deosebire de categorii, care reprezintă o structură principală de organizare, etichetele sunt mai flexibile și pot fi folosite pentru a descrie diferite caracteristici ale documentelor.
Utilizarea etichetelor
Etichetele pot fi asociate documentelor în momentul încărcării sau editării acestora. Un document poate avea una sau mai multe etichete, în funcție de conținutul și scopul său.